振り返りを自動化する
社会人にとって必要なことのひとつに、「振り返り」があります。
振り返りとは、「毎週」や「毎日」など、一定期間ごとに自分の仕事について、何ができて何ができなかったかを反省し、次それを思い通りに進めるためには何が必要なのかを明らかにすることです。
社会人にとって、時間は限られています。
何かをやろうと決めても、急ぎの仕事に追われてなかなかできていなかったり、時間があってもグタグタしてしまったりすると、決めたことができないまま。
できていないことをできるようにする、実行するのはもちろんですが、それ以上に「なぜできなかったのか」の原因を追求して、その原因を防ぐことが大切です。
日々反省をして、改善をしていくことで、時間の使い方は次第に変わってきます。
「そんなにたくさんのことを1日ではできない」と思っていたことが、時間の使い方のコツを工夫することで可能になるかもしれません。
また、「自分はもう全力100パーセントでがんばっている」と思っていても、1日のうち仕事が具体的にどれくらい進んだかを見て見ると全然進んでいなかったりするかもしれません。さらに見てみると、休憩が長かったり、仕事にならないだらだらした時間が長かったことがわかるかもしれません。
時間を有効活用し、できていないことを可能にし、できていると勘違いしていたことをあらためる。
そこで必要になるのが、毎日毎週の振り返りということになります。
振り返りでもいいのですが、ビジネスの現場ではPDCAサイクルという言葉が使われます。
PDCAとは
P（Plan）
D(Do)
C(Check)
A(Action)
の頭文字を揃えたものです。
計画して実行し、それをあとから評価して改善する、そして改善したことをまた最初の計画に反映させてより適切な計画を立てる・・・のループをおこなっていくことです。
最後のA(アクション）の次に再び最初に戻ることで、改善されたものが実際の行動を変化させていきます。
PDCAはビジネス書でも鉄板のテーマで、毎年のようにたくさんの本が出されています。
なかにはPDCAではなく他のアルファベットを用いて独自の方法論を展開しているものもありますが、基本的にはPDCAPDC・・・とループしていくものです。
振り返りの方法
「日々の行動を振り返り、悪かったところを改善して次に活かす」
言葉ではわかっていても、具体的にはどうやって振り返りをしていけばよいのでしょうか。
決められたワークシートでPDCA
特に代表的なものが、固定のワークシートに、決められた日に記入していくことです。
毎週振り返りを行なうのであれば、平日の最後の金曜日の夜などに、その週をまとめて記入するワークシートを書く。
毎日行うのであれば、勤務の終わりに日報などのかたちで小さいワークシートを書く。
書いたものは自分で眺めるのではなく、直属の上司に見てもらい、コメントやアドバイスをもらうのが一般的だと思います。
コメントをもらったものを再度自分のもとに持ち帰り、机に貼っている人もいるかもしれません。
「次からは気をつけるぞ！ 忘れないように、机の目のつくところに貼っておこう」というものです。
仕事の業態によって振り返りの期間は異なる
仕事の業態によって、どれくらいの期間でワークシートを記入してPDCAを確認すべきかは変わってくるでしょう。
僕自身が、出版社に勤めていたときは、半年ごとに大きなワークシートを記入していました。
出版社の編集者はひとつひとつの仕事の結果がでるのが長い（本だと半年〜1年かかる）ため、半年しないと仕事を振り返れないというのが実情であるため、こうした形をとっていたのだと思います。
PDCAは奥深い
その日やその週の出来事を振り返って反省する、というと簡単ですが、PDCAはかなり奥深いものです。
たとえばPDCAの最初のP（計画）についても、うまい計画の仕方というものがあるはずです。実現不可能な計画を最初から立てていたら、どうがんばっても達成しようがないのですから、それに対して「できなかったなあ」と反省しても無意味です。適切な計画を立てないと反省が意味がないということです。
このように4段階それぞれにおいて注意点とテクニックがあるわけですから、PDCAについての本を通じてその方法論を学んでおくことが大切です。
PDCAの奥深さと実践のコツを学ぶ
自分を劇的に成長させる! PDCAノート
数あるPDCA本の中でも黄色いカバーで目立っている本書は、近年のヒット作です。後に紹介する『鬼速PDCA』に比べてより初心者、若手ビジネスマン向けの内容になっているため、こちらを最初にすすめます。1章で触れられるのが、PDCAを回すに際しての3つのルール。それが、
・見える化
・仕組み化
・習慣化
です。見える化とは、複雑な物事を一枚の絵にあらわすこと。仕組み化とは、コピー可能であとからでも再現可能にすること。最後の習慣化とは、振り返りを毎日の生活に自然に組み込むことを意味します。
本書は2章から早速、デイリーPDCAノートの書き方の説明がなされているので、非常に実践的です。
続編も出ていますが、まずはこちら黄色バージョンに書かれた内容を正確に身につけましょう。
鬼速PDCA
さらにPDCAを深めたいと思ったらこちらを読んでみてもいいかもしれません。内容は営業現場のマネージャー向けな印象ですが、PDCAそれぞれの要素についてより深く考えて改善するために細かい方法論が続きます。
初心者向きではありませんが、PDCAの基本を身につけて実践している人がさらにレベルを上げたいときに読んでみてください。営業職以外でもレベルは上がる内容です。
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