僕が同世代若手社会人向けイベントを主催するときに大事にしたこと

僕自身、社会人2〜3年目のときは同世代向けイベントを数多く主催していました。

イベントを一通りやった上で経験がつめましたし、イベントを通して社会人の友達も増えたので、主催してよかったと思っています。
今はイベントの主催は行なっていませんが、社会人、若手の方はこれからもし会社以外で成長したいと思うのであれば、イベントや勉強会を企画してみることはとてもおすすめです。

自分のやって来たイベント経験についてお話しします。

僕のイベント経歴

内定者飲み会・出版社同期飲み会

もともとイベントに興味を持ったのは、学生時代に同期飲み会の経験をしたからだと思います。

2011年、大学4年で就職活動が終わったとき、自分の就職する出版業界の同期にはどのような人がいるのだろうと思ったことが最初でした。
そのときちょうどツイッターが登場していたこともあり、ツイート検索で出版社の内定者を探したのが始まりでした。
当時はいまほどツイッターの匿名性が強くなかったため、みな内定先がわかるようなツイートをしていたのです。

それまではどちらかと言うと内向きで一人でいることが多かった大学生の僕でしたが、イベントを主催しようと思い立った瞬間に、人がかわりました。
知らない人にもどんどんアプローチし、自分がやりたいことを伝えて、当日も人の世話をするという形に大きく変わりました。

飲み会を主催しているうちに、だんだんとイベントの面白さが分かってきて、自分の時間の使い方や友達の作り方、知り合いの増やし方のようなものが定まってきました。

同期飲み会は普通の社会人でも開催しているためそれほど珍しくはありませんが、そこから一般向けのイベントを主催するようになったのは、社会人になってからできた友人との出会いがきっかけでした。

社会人1年目の10月、ホームパーティでとある人と知り合って意気投合し、会社や業界とは別で、有志のイベントを開催しようということになりました。
飲み会であれ、勉強会であれ、「会社から離れて、自分で考えたことをやって試す」と言うことをやってみたかったのです。

最初に何をやろうか考えたときに、自分たちがやりたいことに近いことを見つけようと、ひとまず友人と二人で、週末に開催されているイベント会場に通いました。

１人2000円で100人くらい集まる国際交流パーティーや異業種交流会、クラブを貸し切って行なう少し「チャラめ」のイベントなど、目についたものにはとりあえず行きました。

その中で、同年代の人たちが金曜の夜や土曜の夜に集まれるような、来た人が全員知り合えるような20人、30人くらいのイベントを見て、「これなら自分たちでもできるな」と思ってはじめたのが最初です。
それが、社会人2年目の春ぐらいでした。

数多くのイベントをこなすうち、段々と主催のコツがわかってきて、バーベキューのようなオペレーションが大変なイベントもやるようになったり、50人でお店を貸し切ったりするようになりました。

次第に、徐々に遊び目的ではなく、勉強会もするようになってきました。少人数でワークショップを行なったり、講師を招いて開催するようにもなりました。

最大人数を集めた、W杯パブリックビュー

僕が社会人3年目に企画したのは、レジャーイベントとして開催した2014年のドイツワールドカップのパブリックビューイングです。

自分ともう一人イベンターの方と一緒に企画しました。
中目黒のカフェを貸し切り、大きなモニターにテレビを映して行ないました。

試合は、日本対コロンビア。
試合には負けてしまいましたが、結果的に71人が集まり試合が終わった後も何時間も盛り上がっていたので、開催して良かったと同時にやりがいも感じられました。
参加者をどう喜ばせられるのかを考え、司会者も呼びました。フリーのお笑い芸人として活動している知人を呼び、ユニフォームを着て司会をしてもらいました。
試合が終わった後もすぐに解散にせず、フリードリンクにして交流の時間を設け、勝っても負けても楽しんでいってもらおうなど、様々なパターンを考えて計画しました。

70人が集まると主催者やスタッフも数人になりますし、ワールドカップのような4年一度しかないイベントだと、イベント中のミスが許されません。
主催者側も相当な集中力が試されるので、経験としてはかなり大きなものを得ることができました。

「25歳の祭典 Happy QUARTER of Century」

また、同年には並行して大きな勉強会もひとつ開催しました。
「25歳の祭典 Happy☆QUARTER　of Century」という、25歳の人だけを集めようというイベントでしたが、こちらはレジャーイベントではないので、どのような目的のもと、どのような人が来るのかということを、言葉を尽くして伝えなければいけませんでした。

半年かけて準備し、仲間を募って当日協力者にも一人一人頭を下げてお願いし、どうにか形にしました。

こうして、10名程度のイベントから50名、80名のイベントまで様々なイベントを主催するようになり、経験を積んできたといえます。

僕が見つけた、ベストなイベント形式と人数

40人サイズの貸切イベント

いろいろなイベントを主催し人数を増やして開催してみたときに、自分が大規模なイベントが向いていないと思ったら、少人数でできる自分の最大人数を知っておくことも大切です。

僕の場合、それが大体40人になります。

やはり自分が一人でできる範囲、主催者1人でできる範囲というのは、40人が限界だと思います。
自分の体感値ではありますが、40人だと会場も探しやすく、自分の目の届く範囲で参加者ひとりひとりをケアすることができます。
もしも話し下手で誰とも話せていない人がいたら気にかけることもでき、遅刻や早く帰る人の対応もすることができます。
さらに誰と誰が仲が良く、誰と誰が仲が悪いというようなところも見える範囲なので、40人をひとつ目安としてやってもらえるといいと思います。

40人規模のイベントを開催する場合、会場費が大体5万円から8万円で、広くて綺麗なところが見つかると思うのでそちらで探し、あとは運営費に回すといいと思います。
例えばひとり3000円にすると12万円集まるので、三分の一が利益になります。

そうして頑張ってみると、自分としても達成感や満足感も得られ、実際にやってみてどのようなフィードバックがあったかも学べると思います。
また、万が一途中トラブルがあってもどうにか収束できる人数が40人くらいだと思うので、初めは40人目安で開催してみるのがおすすめです。

また、もしその40人以上の人数を呼ぶためにはどう協力したらいいか、何を用意したらいいかというのは、おそらく一度限界を超えて頑張ってみないと見つからないのかなと感じました。

15人サイズの「飲み会とスライド発表」

レジャーイベントではなく勉強会の場合は、「15人」をひとつの目安としてやってもらえたら、と思います。
これは小さいイベント会場で、パワーポイントを壁に写して自分がやりたいことなどのスライドをショートプレゼンしたり、ショートスピーチができる人数が15人くらいだと思います。

これが40人だと人数が多くあまり話を聞いてもらえないので、スライドなど使用するなら最初は15人ぐらいがおすすめです。

社会人サークルであれば、僕がサークル活動を通じてやりたいことや、今後季節ごとにやりたいイベントなどを話していく上で、参加者も聞くだけではなくその場で感想を言ってもらえる人数が15人だと思います。

参加者と一緒に社会人サークルや勉強会を作っていく段階で15人という人数は、ひとつ主体性が生まれる人数ではないかと感じます。

15人の場合、イベントスペースはかなり安く、立食形式でできるということがメリットです。座らずに済む最低の人数が15人ですからね。
これがもし12人以下だと座ってしまうので、立つことでお互いの席が固定されず全員とアクティブに話せ、スライドを聞くときも近づいてきてくれるのでおすすめです。

15人や40人のイベントを交互に組み合わせていくことで、リピーターやコアメンバーを増やせると同時に、新しい参加者も徐々に増えていくので、中規模のサークルであればこの組み合わせがベストだと思います。

社会人イベント主催を通じて得たもの

主催者としての自分のタイプがわかった

僕自身様々なイベントを主催してみて、自分がどういう主催者タイプなのかがわかりました。

詳しい内容は別の記事で書きますが、自分がイベントを主催するときに、人数第一主義の大規模なイベントを主催するべきなのか、もしくはひとりひとりの顔が見えて関係性が作れるイベントをやるべきなのかということは、それぞれのタイプによると思います。
自分がいろんなタイプの人数のイベントをやってみて発見できたことは、得られたこととして大きいと思います。

その上で自分が主催者として何ができるか、どうすれば参加者に喜んでもらえるかということも知ることができました。
また、単純にイベントをやると、物事の企画から当日の滞りない進行まで、実行力がはるかに上がるので、本業、仕事にも役立ったと思います。

さらにイベントをやっていく途中で、デザイナーやカメラマンが見つかったり一緒に協力してくれるメンバーが集まって来ます。
こうして実行力自体が上がっていくことはもちろん、人間関係はその後も続いていくので、イベントで得た人と人とのつながりは大きいと感じます。

イベントで、人との出逢いを生み出した

イベントを主催する上で、参加者同士の出会いを生み出すことができたのも大きな発見でした。
主催者として自分と参加者１対１の関係性を気にしすぎてしまいがちですが、参加者同士がどのような関係性になるのかということも大切になります。

あえて参加者から少し距離をおき、参加者同士の人間関係を見守ることも大事だと思います。
カップルになったり、一緒にビジネスを始めたりということも生まれてくると思います。

また、主催者側から見て少し不安に感じることがあったとしても、ある程度見守ってあげる事が大切。そうしないと、参加者同士の人間関係が生まれていかないのかなと感じました。
自分のイベントだからと言ってあらゆる人間関係に介入しすぎると、参加者同士の楽しみを奪ってしまうことになるので良くないと思います。
僕自身結構人の世話をするタイプなので、誰が誰と仲良いなどかなり介入する方でしたが、やりすぎてはよくないと思い、控えることも大切であると感じました。

お堅い勉強会ばかりでは、人は来ないと学んだ

勉強会をやろうと思っても、勉強会だけだと人が集まりにくいので、飲み会や食事会も定期的に入れてカジュアルな場での関係性作りも並行して進めてあげることが重要になってきます。
これは真面目な主催者ほど陥りやすい罠だと思います。

やはり勉強会ばかりでは人もなかなか集まらないので、半々くらいで開催するのがベストだと思います。
もちろん飲み会ばかりだと飲み会の集まりになってしまうので、バランスを考えたうえで開催するべきだと思います。

イベントで大事にしたこと

自分の思いをなんども伝える

まず自分がイベント運営を通じて何を伝えたいかということは伝えるようにしていました。
イベントをやるに対して、飲み会のような要素も入れなくてはならないので、引き締めるところがないと飲み会で終わってしまいます。
そのため、自分の思いとそれを伝えるためのパワーポイントをちゃんと準備したうえで、それがどうやったら一番タイミングよく伝えられるかということを工夫して会の中に組み込見ます。

仕事ではないので、やはり自分が参加者になった時の気持ちも考え、どのような状態でどんなマインドの時に、どのようなことを伝えられたら心に響くだろうかということを常に考えなくてはなりません。

もしもスタンディングでお酒が入った時に聞いた方が熱狂するかもしれないと思ったら、それを組み立てていくべきだと思います。
また、自分の思いを伝えると言っても自分でやりたいことだけ伝えてもしょうがないので、相手にとってどんなメリットがあるのか、どんな未来が待っているのかということを相手にイメージさせてあげないといけません。

この論理と感情のバランスというのは、イベントの中で得たものの中でも大きいです。

論理型の人間は、感情を伝えるということを忘がちですが、参加者はどちらかと言うと感情を求めているので、楽しそうだな、熱いな、ワクワクしそうだなという感情は何より伝えるべきだと思います。
そう言ったことから、イベントを経験するにつれ、その感情を伝えることを何より大事にするようになりました。

新規の人一人一人に対応する

面倒だと思っても、最初は参加者ひとりひとりのケアをして、どのような感想、印象を持ったのか、どのような思いで参加してくれたのかということは実際に聞いて見ないとわかりません。

それは主催者がやるべき作業だと思いますし、一人一人に聞くほど新たな発見があります。
時間を惜しまず一人一人の顧客調査、どんな思いで来てくれたのかということを丁寧に聞いてほしいと思います。
そしてそれが自分のイベントのフィードバックにもなりますし、おそらく自分が予測してなかったところに次のヒントが待っていると思います。

当日あまり話せなかった人がちょっとした本音をぽろっと言ってくれたり、「○○さんと知り合えてよかった」など意外な報告をしてくれたりもするので、主催者としても聞いていて興味深い話を聞くことができます。

そう言ったことから、一人一人にきちんとメールをするということを大事にしてほしいと思います。