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プレゼン資料は時間が命

作り方のステップで時間がかわる

ビジネスやサービスのアイデアを思いついたときは、プレゼンテーション用のスライドをつくって関係者に共有し、自分のアイデアを人に伝えられる形に整理することが必要です。
しかし、プレゼン資料は慣れていないとなかなかうまくつくれないもので、良いアイデアを思いついていたとしてもスライドにしてみると魅力が伝わらない、ということもあるかもしれません。
また、スライドそのものを作るのに時間がかかりすぎて、面倒臭くなり、もういいやと諦めてしまうこともあるでしょう。

しかし、スライドには効率良い作り方があり、上手な作り方のステップを知っておくことでアイデアを的確にまとめて発表することができるようになります。プレゼンは最初に思いついてから人に伝えるまでの時間を短くすることが大切です。いわば「時間が命」なもの。
作り方のステップを知ることで、その大事な所要時間を短くできることを覚えておきましょう。

NG例:考えながらデザインをつくるはダメ

実際にスライドを作る上で、やってはいけないことは、内容を考えながらスライドをつくることです。
初心者のうちはやりがちですが、これはNG。
人間、慣れないことを2つ同時に行なうことは過大なストレスを伴います。
スライドをつくりながらアイデアをまとめていると、スライドが思い通りにならずイライラしてしまうことがおこりますが、そのイライラが多いと発表自体を諦めてしまうことにもなりかねません。

ストレスをできるだけ減らすためには、マルチタスクをやめて、1つ1つの作業を小分けにしてその各段階で集中することです。

良いテンプレを使うと内容もまとまりやすい

良いスライドに必要なのは、良いテンプレートを見つけてくる力です。
良いテンプレートはそれ自体でアイデアの突破口を開いてくれます。

文字をどう配置するかにおいても、良いテンプレートを眺めているだけで自然と必要な言葉が浮かび上がってきて、入るべきところに入ってくれます。

すぐにスライドをつくれると、アイデア実現力が上がる

例えるなら、いい肉を買ったら最低限の味付けでさっと召し上がれば、素材の良さをそのまま味わえるということです。
スライドが作れると、アイデアが短時間で人に伝わることになり、感想をもらえる時間も短くなります。
アイデアを叩いていくうえでこの「フィードバックタイム」を短くすることは非常に重要。
スライドに1週間もかけていては、アイデアという素材が腐ってしまいます。

早く作ることと雑に作ることは別物

経験上、スライドを的確に短時間でつくれると、質は下がるどころか上がります。
なぜなら、スライドを短時間で作る過程で内容がロジカルに整理され、必要な情報だけが取り出されるからです。
スライドはすべてを詰め込むものではなく、必要な情報だけを短時間で取り出し、見る人に伝えるものですから、必要なものだけが研ぎ澄まされることが第一。スライドを短時間でつくることで、内容も研ぎ澄まされるのです。

プレゼン資料を最短でつくるステップ

ではここからは具体的にプレゼン資料を最短でつくるステップについてまとめていきます。

時短のコツ1:内容を手書きにする

最初にスライドを作りたいと思ったら、いきなりテキストエディターを開かず、手書きのメモをつくります。
A41枚のなかで、自分の頭の中にあるキーワードやアイデア、入れたい説明などを箇条書きにしていきます。
これは自分がわかればよいものですから、綺麗に書く必要はなく、頭の中にあるものをとりあえず吐き出すことが第一です。

時短のコツ2:テキストメモで一行ずつつくる

手書きで出しおわったら、それを種類別にテキストに直していきます。
パソコンにあるテキストエディタ(メモ帳やワードなどテキストが扱えるものならなんでもかまいません)をひらき、ページの各タイトルを1行ずつ書いていきます。
スライドのタイトルになるものはこういった種類のタイトルです。

・ユーザーが現在抱えている課題
・このビジネスが生まれた背景
・このビジネスを一言であらわすと
・このサービスのコンセプトは○○
・このビジネスが解決するもの
・サービス完成までのスケジュール
・聴き手にお願いしたいこと

こういったタイトルを、1つずつ書き出していきます。タイトルの数は、一般的なスライドの場合、たいてい10枚から20枚の間です。先にタイトルだけをすべて揃えてしまうのが時短のコツです。
1ページに1タイトルですから、順番通りにタイトルを並べ、並び替えます。

時短のコツ3:ページタイトルの下に3つずつ見出しを打ち込む

タイトルをつけたら、そのタイトルを補足する3つのミニタイトル(見出し)を打ち込みます。

たとえばあなたがとあるマッチングサービスを思いついたとして、その概要をまとめたスライドを作っていたとします。
スライドのあるページ目のタイトルが「ユーザーが現在抱えている課題」であれば、

ユーザーが現在抱えている課題
・経済面:利用するのに有料なのはつらい
・心理面:利用のハードルが高い
・利用面:アカウント登録が面倒くさい
といった形で三つ書き出します。
見出しが3つ揃ったら、その下にテキストをさらに3行以内で補完していきましょう。

なお、説明文はあまり長くしないこと。
3行を超える説明文になる場合は、見出しが分けられないかどうか検討してみます。
また、3行に入らなくても、スライドを見ながら自分が口頭で説明できるようであれば問題ありません。

時短のコツ4:おおまかに序章・本論・補足をつける

タイトルを整理しおわったら、タイトルを種類ごとに分類していきます。
一般的な分類と順序としては、
1)前提の共有、問題点の整理
2)解決案の提案、それがもたらす未来
3)具体的な5W1H

というのがおすすめです。

おおまかに問題点なのか提案なのか、詳細の説明なのか。それらを3つに分けていきます。
先ほどのタイトルの例でいえば、

1)前提の共有、問題点の整理
・ユーザーが現在抱えている課題
・このビジネスが生まれた背景

2)解決案の提案、それがもたらす未来
・このビジネスを一言であらわすと
・このサービスのコンセプトは○○
・このビジネスが解決するもの

3)具体的な5W1H
・サービス完成までのスケジュール
・聴き手にお願いしたいこと

となります。その他のタイトルもこの3つのどれかに分類してみましょう。

内容としては2)がメインになりますから、2)の部分はできるだけコンパクトにして、文章を減らします。
文字を大きくするなどして、聞き手の印象に残りやすくしましょう。

時短のコツ5:テキストをすべて整理してから、テンプレートを探す

ここまで整理してはじめて、キーノートやパワーポイント、または外部のスライド作成サービスのテンプレート一覧を開きます。

最初にテキストを思いつくままにテキストエディターでまとめているため、テンプレート集を見てもどれが使えそうかが一目でわかるためです。
「このテンプレート、ぴったりだ!!」と思ったら、そのテンプレートが運命です。

ただし、実際にテキストを入れてみると、テンプレートの標準分量と比べて自分が用意したテキストの量が足りないということがあるかもしれません。
その場合は再度テキストエディタに戻って追加でテキストを増やして、再度テンプレートを見ましょう。

入稿時はテンポよく

テキストをテンプレートに入れていく作業を入稿といいますが、全体を先に入稿し、細かいところはあとから直していきましょう。入稿しながら直していくと時間がかかりがちです。全体の像が見えてから細かい言葉のいいまわしや写真の貼り付けなどをおこなっていきます。

入稿が終わったら、スライド同士の順番の流れに不自然さがないかどうかを確認して、全体のタイトルをつけます。
PDFに書き出してみて問題がなければ、スライド作成完了です。

画像はおまけ程度

もし画像を使いたいのであれば、テキストを入稿しおえてスライド全体が見えてきてからにしましょう。
テキストと画像、どちらを優先するべきかといえば、内容について扱っているテキストのはずです。画像はあくまでテキストや口頭の説明を補完するものとして扱いましょう。写真はとりあえず入れておいて、時間が余ったらより良い写真を探す、というのでもいいかもしれません。
写真を探す時間がもっとも読めないものですから、後回しにするというわけですね。

以上、スライドの最短最速のつくり方をまとめました。

こうして最短でつくろうとすると、無駄なものが削ぎ落とされて論点が整理され、資料としても内容の中心がずれにくいものができるはずです。

なお、スライド作成に慣れてきたら、中級編として「スライドに感情のコントロールを入れる」というテクニックもあります。同じスライドのなかでも、感情的なのか、論理的なのかを使い分けることを意識することでさらに良いスライドになるというものです。スライド作成における感情コントロールについては別記事で解説しますが、まずは初心者のうちはこちらの最短最速でテキストを打ち込んでスライドをつくる方法を身につけてみてください。

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Ryuki Hayano

早野 龍輝 (Hayano Ryuki→はやのん)編集者&メディアディレクター。 2012年、新卒から書籍編集者となり、ビジネス書づくりをスタート。自己啓発や経営書を中心に、自分と同世代の読...

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