タスク管理とは
タスク管理とは、タスク（1つ1つの処理すべき仕事）を自分で設定して、効率が良い順序で処理していくことです。
タスク管理とは「効率の良い仕事の予定を立てる」ことであり、「いちばん疲れにくい順序で仕事をこなしていく」方法でもあります。
また、自分の集中力や仕事の能力を客観的に判断しながら、一時の気持ち・気合いだけで乗り切れない仕事を上手に乗り越えていく航海術ともいえるでしょう。
なぜタスク管理が必要なのか
仕事をタスクに切り分けること
タスク管理が必要になるのは、その日行なう仕事だけではなく中長期的に仕事を与えられるようになった段階からです。
そのため、たとえば毎日朝出勤してからマネージャーにその日の仕事を指示される人であれば、タスク管理はそれほど必要ありません。
これが次第に社会人として一人前になると、大きなタスクと目の前の小さなタスクが積み重なるようになって、どれから手をつけるべきか迷うようになります。このときに、タスク管理が必要になります。
たとえば1週間以内に大きめの仕事と中くらいの仕事を仕上げなくてはならず、さらに1ヶ月後や半年後のさらに大きなプロジェクトの準備も必要で、やろうとしたらメール対応や電話対応、顧客対応が山積み・・・という状況では、どれからやるべきか頭が混乱して嫌気がさします。
そのときに落ち着いてやるべきは、目の前の仕事に取り掛かる前のタスク管理です。
タスクを並び替えること
最初に行なうべきは、いま頭のなかにあるタスクをすべて箇条書きにすることです。このとき、仕事の大きさや緊急度、難しさは関係ありません。とにかく仕事を書き出していくのです。
・〜〜さんにメールを送る
・〜〜部長から資料を取り寄せる
・顧客からの問い合わせの返信メールを書く
・来週火曜日の打ち合わせの喫茶店を調べて予約する
・今日の飲み会の参加者を確認する
・来週金曜日のプレゼン資料をつくる
・明日の会議までに読んでおきたいマーケティングの本を買って読む
・見に行きたいと思っていた映画の公開スケジュールを調べる
などです。このときのポイントは、書き出していく過程で「あ！メールするの忘れてた！すぐに送らなきゃ！」と思ってタスク管理を投げ出してしまうことを避けることです。いちど箇条書きをはじめたら、どんなことがあっても最後まで書き出します。
書き出しはたかだか1〜2分。たいていのことは1〜2分遅れても結果は変わりませんから、書き出して頭を空にすることに徹します。
箇条書きが終わったら、続いてそれに重要度の点数をつけていきます。重要度が高いものは星5つ、そこから重要度が低くなるにつれて星の数を減らしていきます。
続いては緊急度の点数をつけていきます。「いますぐ！」「今日中」「3日以内」「今週中」「今月中」などです。
すると、
①重要度が高くて緊急度も高いもの、
②重要度は高いけど緊急ではないもの、
③重要度は低いが緊急なもの
④重要度も低く、緊急ではないもの
にわかれます。
上記の例でいえば①は誰かにすぐ送らなければいけないメール、②は来週の打ち合わせの喫茶店の予約、③は本日の飲み会の連絡、④は見に行きたい映画のスケジュール調べ、などになるでしょう。
これが「重要と緊急のマトリックス」と言われるものです。
当然、重要で緊急なものがあればすぐに処理するべきですし、重要でも緊急でもないものは後回しにしてもかまいません。
たとえば誰かにメールを送るのを忘れていたなど、作業を止めていた場合は速やかに処理しますし、「あ、やらなきゃ！」と思っていても、よく考えたら明日やれば済むものは後回しにします。
タスク管理の注意点は大きさと具体性
基本的にタスク管理は、上記で話したような箇条書き→「重要と緊急のマトリックス」を意識しておこなえば大丈夫です。
ただし、タスク管理を失敗するケースがいくつかありますので、以下に補足しておきます。
失敗例1 タスクにしたけど大きすぎるタスク
たとえば、上記のなかでは「プレゼン資料をつくる」はタスクとして大きすぎます。テンプレートに数値を入れるだけのプレゼンならいいですが、コンセプトやデザインから自分で作っていくタイプのプレゼンスライドであれば、作業も1日がかりです。
数分〜数十分で終わるほかのタスクと同じ大きさで扱ってはいけません。
こうした、大きすぎるタスクは細かく分解して複数のタスクにすることが必須です。「プレゼン資料をつくる」であれば、こんな感じに分解してみてください。
・「過去の類似プレゼンを社内のデータベースで調べる」
・「プレゼンのデザインをパワポのテンプレートから決める」
・「プレゼンで伝える文章を用意する」
・「プレゼンで使う図表を用意する」
・「プレゼンでつかうイメージ画像をダウンロードする」
・「プレゼン資料を印刷して分量を確かめる」
これらのタスクに分解することで、どれくらい時間がかかって何が必要になるかがありありと見えてきます。
失敗例2 タスクにしたけど具体性がない
将来のために語学力をつけようとして、プライベートの予定に「英語をがんばる」としてタスクを設定していたとします。
ところが、これは具体性に欠けています。「がんばる」「しっかりやる」という言葉はタスク管理には適しません。
タスク管理とするならば、
・「英単語帳を1回復習する」
・「教材DVDを1回見る」
・「オンラインスクールを予約する」
などの具体的なタスクに落とし込みましょう。
タスク管理は日々上達する
タスク管理は、社会人生活が長い人でもさらにうまくやることができます。
どれくらいの細かいタスクに分解すれば自分がやる気になるか、逆にどれくらいタスクを詰め込むとオーバーしてしまって進まなくなるのかなどが日々変化するからです。
タスク管理がよくわかる本
ではここからはタスク管理がよくわかる本を紹介していきます。
仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術 (アスカビジネス)
見た目は普通のビジネス書ですが、中身はゴリゴリめで非常に内容が濃い本です。本書の帯に「手書きの方が仕事は断然うまくいく」とはっきり書かれている通り、本書では徹底してアナログ主義が貫かれています。
冒頭には、デジタルでのスケジュール管理とアナログでの手帳管理を比較しながら、アナログでのスケジュール管理を推奨する理由が語られます。
さらに、手帳の細かい書き方から、会社の同僚や取引先との会話をすぐにメモ化してミスなく手帳に書くときの注意点まで、「手帳だけでこんなにテクニックがあるのか」というくらいの内容です。
ユニークなのは、ペンの色を黒一色だけで書くときにメリハリをつける表記法。四角でかこったり線を変えたりするやり方ですが、こうした細かいことの積み重ねが大事であることを教えてくれます。
僕自身は社会人になって手帳を使ったことはない「デジタル派」ですが、もしいま若手社会人だったらこの本に影響されてアナログ手帳派に寝返っていたかもしれません。
ライフハック大全
かつて一大ブームを巻き起こしたライフハックのまとめ集に、最新のアプリ紹介を入れたものです。大全ということで発売直後から評判が高く、ライフハックはこれを買えば全体像がわかります。基本的なテクニックの復習から、ライフハックを身につけたあとのライフスタイルやメンタルを保つためのこだわりなど、単なるテクニック集以上の内容です。
ただし、本書は初心者向けではありません。他のライフハックを学んだ後に本書を読むとよくまとまっているとわかりますが、一つ一つは1ページで説明されているので、知識がない状態で読むと「えっと、それで？？」というように物足りなさを感じると思います。
「ライフハックって何？」というレベルの読者は先に、個別のライフハックを学ぶ必要があります。初心者向けではないですが、復習としてはよいものです。
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