話し方にも上手、下手がある
目上の人に、話したいことが伝わらない
社会人になるとそれまで自分の周りが同年代しかいなかった状態から、社内の一世代も二世代も上の人と会話をしなければいけなくなります。
日本語には仲間うちに使っていい言葉であっても、目上の人にを使ってはいけない言葉があります。
「ノリでやる」
「いい感じで」
など若者言葉は、中年管理職の上司たちからしたら「バカにしているのか」と思われてしまいますよね。
社外の人にうまく伝わらない
また打ち合わせなどで社外の人と話す際には、持っている基礎知識や常識が違う状態で物事をやりとりしなければいけません。
伝えるのが下手なばっかりに「伝えていなかった」「間違って伝わった」などが起こってしまうと、会社に金銭的な被害をもたらしてしまうこともあるので、責任重大です。
会社ごとに専門用語やカタカナ語の使い方が違います。同じ業界の人と話すならばまだ似通った言葉遣いをしているのでしょうが、古くからある歴史ある企業と、外資系の企業とでは使っているビジネス用語も全く違ったりしますから、話してる途中で怪訝な顔されることもあるでしょう。
「リスケって何？」
「ASAPって何の略？」
「なるはやで、という言葉を相手に使わないでほしいな」
そもそも略語の意味がわからないまま進んでいくと重大な勘違いを引き起こすこともあります。
常に確認するのは、自分が話せているかではなく、相手が理解できているか、です。
相手に自分の話が伝わっているかどうか、相手の反応を確認しながら話さなければいけません。
ビジネスマンが身につけるべき上手な話し方とは
必要なことだけを短時間で的確に伝える
ビジネスマンが身につけるべき上手な話し方とは、なによりも「できるだけ短い時間で正確に、狙った通りのことが伝えられる」ことが大切です。
表現の美しさではなく、的確さが必要です。
ビジネスはお互いの時間があってのことですから、同じ用件を伝えるのであればできるだけ短時間であるほうが望ましいです。
・「いつ」「どこで」「誰が」「何のために」「何を」するのか。
・問題が何で、そのために必要なのは何か。
・ひとりでできないならば、誰の助けや承認が必要なのか。
・予算はいくらかかるのか。
・どれくらい時間がかかるのか。
・確実性は何パーセントなのか。
これらの要素のうち必要なものだけを選び出し、全て過不足なく伝えることが、ビジネスマンの「話し方」です。
相手が知っているか知らないかを確認しながら話せる
続いてあなたが社外の人と話す場合は、そもそも持っている知識が違うことを前提にしておかなくてはいけません。
相手は、この仕事の状況についてどこまで知っているのか。
相手は、どのレベルの知識があって、これから話す内容をどの程度理解できるのか。
相手が知らないけれども、話さないほうがうまくいく内容は含まれていないか。
相手の様子を見ながらこれらの要素を判断し、話し方を変えていきます。
もし相手に何かを伝えた場合には、確実に伝えたことが記録として残るようにしたいです。
「あの時、言いましたよね」
「それは聞いていないぞ」
といった言ったー言わないの議論は時間の無駄ですから、その時伝えるべきことを正確に伝えて、伝えたという事実が後からでもわかるようにするのがベストです。
相手に上手にお願いできる
さらに話し方が上手くなれば、自分がお願いしたいことを上手に相手にお願いできるようになります。
例えばあなたが有給を欲しい時に、上司の機嫌が悪い時に伝えたら、「こんなときに有給？ダメだ」と言われてしまうこともあるかもしれません。
上司の様子をみながら、嫌な顔せず有給を取得することができれば最高です。
もちろん有給取得はあなたの権利ですから、堂々と言ってもいいのですが、やはり上司も人間ですから、忙しい時に有給取得を言われるとどうしてもイライラしてしまいます。あなたのことを嫌いになってしまったら残念ですよね。
「自分に言い分や権利はあるものの、そうはいっても言いにくいこと」を上司にどう切り出せばいいのかは、話し方が問題となります。
また仕事とは直接関係ない社内イベントの企画進行を任されることも若手社会人の宿命です。
忘年会、周年パーティ、発売記念パーティ、株主パーティなどです。
これらは誰がどの仕事をやるか判断が難しく、誰かにお願いしなければならないときに、「相手が必ずOKと言ってくれる伝え方」をしなければいけません。
言い方ひとつで結果が変わるのですから、話し方が上手いとそれだけで得しますね。
上手な話し方は本で学べる
本を読んで話し方のポイントをつかむ
以上話し方を学ぶべきシーンについて思いつくものを紹介しましたが、話し方についての本はビジネスの分野としても非常に数が多く、良い本がたくさん出ています。
本を読んで、ビジネスシーンでの話の仕方のポイントをつかむだけで、仕事の成果が確実なものになります。
読めば読むほど上手くなるというよりは、1冊か2冊ほど主だった本を読んで、あとはひたすら実践していくほうがよいでしょう。
上手な話し方が学べる本
「いまの説明、わかりやすいね! 」と言われるコツ
多くのコミュニケーション本や伝え方本は「うまく伝える言い回し」を教えてくれますが、本書は反対側からアプローチをはじめます。本書は上手く伝えるテクニックからではなく、先に「なぜ、伝わらないのか？」の理由を３つのキーワードで教えてくれます。それが、
の３つの「脱」。
特に冒頭から熱を持って語られる「脱・動詞」は、確かに！と目からウロコが落ちる内容です。
著者の浅田すぐるさんは、ビジネスシーンにおいて（〜をする、〜を考える）などの「動詞」が多すぎるが、これは実際のアクションではないため、それを動詞から動作に落とし込むことが必要だと強調します。
自分が具体的な行動だと思っていても、それはまだ動詞の段階であればうまくいかないことがあるのです。確かに、（〜をがんばる）というのはアクションではありますが、具体的になにをするのかの動作はわかりません。自分でもわからないのですから、相手に伝えるときにもわからないのは当然です。
本書はそうした脱・動詞の考え方を筆頭に、脱・過剰と脱・網羅を丁寧に解説したうえで、人に説明する前段階と説明する段階それぞれで留意すべきことを教えてくれます。
とてもオススメで、若手ビジネスマンだけではなくマネージャー層、経営層にも読んでほしい内容です。
やわらかロジカルな話し方
こちらは別のアプローチとして「やわらかく伝える」ことをテーマにした本です。ほぼ冒頭からケーススタディが始まるので、どちらかというと応用問題集のような本の作りといえます。
話し方や伝え方の基礎ができている人がさらに角を立てずに物事をうまく伝えるためのプラスアルファを授けてくれます。
話し方のレベルをさらにUPさせたい人向けです。
「プレゼン＆資料作成」のプロが明かす！ ３秒でＯＫがもらえる「伝え方」の基本 (大和出版)
続いてはこちら。先に紹介したうち「相手に上手にお願いできる」に通じるポイントがわかります。プレゼンや資料作成など紙の資料にオーケーをもらう一瞬のために意識するべきポイントがたくさん紹介されています。
とにかくコンパクトにしてオーケーをもらうという一点のゴールに集中できます。プレゼン初心者でも実践しやすい内容です。
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