会社員になるとビジネスプレゼンテーションが増える
社会人になると、様々な役職・立場の人たちの前で自分の考えたことをまとめて発表する機会が多くなります。
特に企画職や制作職の人であれば、企画書やプレゼン資料を日々作ることが求められます。
自分のアイデアは頭の中で考えるだけではなく資料として文書化し、それを見ながら相手に説明することが必要です。
プレゼンテーションとは
現在、企画や事業計画を伝えるには、プレゼンテーションと呼ばれる方式が一般的です。
「パワーポイント」（Windows）や「キーノート」（Mac）といった プレゼンテーション作成ソフトを使ってスライド資料を作成し、一枚一枚スライド資料を部屋のスクリーンに大きく映し出しながら、プレゼンターが丁寧簡潔に説明していくというスタイルです。
部屋のスクリーンに映し出されない場合は、同じスライド資料をそのまま印刷して参加者全員に配布する方式もあります。この時配布された資料をレジュメと言います。
プレゼンテーションは単に資料を説明するだけではなく決済者や決定者が同席し、説明を受けてその案を採用するかボツにするかを決めることが大半です。
プレゼンテーションはいわば「本番」。
資料がよくできていても、内容が悪ければボツにされることもあります。
逆に資料が文字だけの簡素なものであっても、内容が伝わればOKをもらえることもあります。
プレゼン初心者がやりがちな失敗例
ではあなたが初めてプレゼンテーションを依頼された時には何から始めるのが良いでしょうか。
失敗例① いきなり資料作成してしまう
最もやりがちな失敗としては、いきなりパワーポイントのソフトを立ち上げてスライド作成を始めてしまうということが挙げられます。
内容がまだ考えられていないのに、そこにレイアウトや話し方、スライドの順序、図・イラストや動画などの補助資料などについても考えなければなりません。
あまりにやることが多すぎて頭がパンクするのです。
慣れていないと、10枚のスライドを作成するのに3日とか、1週間もかかってしまうことも起こりえます。
しかし、どれだけ時間をかけてつくっても、内容が悪ければ一発でボツにされますし、作った資料は再利用されることもなく時間が無駄になったという事実だけが残ります。
「OK が出るまで作り直しだ！」と言われたら、また一からやりなおしです。
解決策としては、いきなりパワーポイントを立ち上げるのではなく、手書きやワードなどで内容だけを文字で下書きしてからスタートするのが鉄則です。
失敗例② 資料はできたのにうまく話せない
もう一つやりがちな失敗としては、資料は作れたけれども、大事な発表の場でうまく話せないことです。
資料を作ることに一生懸命すぎて、実際にそのスライドをめくりながらどう話すかを考えられないまま本番を迎えてしまったというケースです。
「つくっていたときはまとまっていたはずなのに、うまく話せない」
「どうしてこの位置にこの図を入れたんだっけ・・・？」
本番は上司が社長など偉い方々が見つめる中で1回限りのチャンスしか与えられないわけですから、練習をしておかないとたちゆかないでしょう。
プレゼンテーションは最初からうまくできる人はいません。
何度も失敗し、やり直していくことで、「OKがもらえる」「要点がつたわる」「うまく話せる」プレゼンテーションが出来るようになります。
また、さらにうまくなればそれを「短い時間でさっと作れる」ようになります。
プレゼン初心者が読むべき、プレゼンの基本がわかる本
コンサルタント業の人は頻繁にプレゼンテーション資料を作るため、必然的に上達が早いです。
また短時間でプレゼンすることに慣れているため、効率よく作る方法も知っています。
プレゼンテーションやスライド作成をテーマにした本の著者がコンサルタント出身であることが多いのですが、それはこうした理由です。
社内プレゼンの資料作成術
スライドの基本を身につけたら、次に読みたいのがこちらの『社内プレゼンの資料作成術』。タイトル「社内プレゼン」とあるように、本書は社内での小規模な会議向けの資料作りだけを説明した本です。
プレゼンは時間を無駄にしやすい仕事であるため、本書のように時間をかけず要点だけ、それもインパクトを高く保ったまま伝える方法がわかるものは貴重です。
３分で終わるために、著者が推進するスライドの枚数は5枚から9枚以内。それを超えると「よくわからなくなる」というのですから徹底しています。
本書で身につけられるのは、資料にすべてをつめこむのではなく、当日会議で自分がたくさん話すことを前提に資料をつくるためのコツです。
僕自身も年に何回か資料を作ることがありますが、本書のようなスライドをめざしてつくっています。
図の印象からして、どちらかというとパワーポイントよりもキーノートでつくるスライドに近い感じですが、スライド作成ソフトを問わない内容であることに間違いはないと思います。
このレベルのテクニックを身につけたら、スライドに時間をとられることなく、プレゼンが楽しみになるはずです。
プレゼンは「目線」で決まる―――No.1プレゼン講師の 人を動かす全77メソッド
最後は上級編。上の２冊はスライド作成の本でしたが、本書はスライドそのものよりも発表時になにを気をつけるかをまとめたものです。本書が提唱するのは本番で相手を前にして「相手の目線をコントロールし、本当に伝えるべき内容を確実に伝える」ための方法論です。
プレゼンをやればやるほど奥が深いのですが、その奥の深さを知っていると、「ゆくゆくはこんなことまで考えるのか」というイメージが湧きます。これは上達のためには必要なものではないでしょうか。
初心者は、本書の内容をいきなり実践するのではなく、数年後に自分が自信満々でプレゼンし、会議の場をコントロールするイメージを持つという読み方をしてみてください。
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