時短とは
時短とは、「時間短縮」の略です。
同じ仕事をやるにしても、できるだけ短い時間で物事を終わらせようと考えて行動するのとしないのとでは、かかる時間が変わってきます。
そんなに急いでも疲れるだけだ、と思うかもしれませんが、実は時短を身につけた方が考えることが減り、手を動かす量が減るので、結果的に疲れなくなります。時間が1時間短縮できれば残業しなくてすむようになるでしょうし、同じ時間でより多くの成果をあげることができるようになります。
時短術を身につけることで、仕事の毎日が変わってくるのです。
無駄になっていることを知ることから始まる
時短のコツをつかむと、次第に自分自身で無駄を発見することができますから、さらに仕事をはかどらせることができます。
仕事で起きている無駄は、自分で発見することが難しいものです。
実際には、「こういう無駄が知らず知らずのうちに起きていますよ」ということを誰かから指摘してもらうことで気づくことができるようになります。
また、仕事の能率が悪い他人に対しても「ここを直せば、1時間は短縮できますよ」と指摘できるようになります。
時短のコツ1 マルチタスクをやめる
たとえば会社で提出しなければいけない書類をつくるとき。それほど毎回新しいことを考えなくてもいいような業務報告書や事業計画書などをつくるときは、テキストを考えて、エクセルを調整して、貼り付けて、画像を用意して・・・などいくつかの作業がかかわってきます。
パソコンのなかで同時にいくつもの作業をしていると、その切り替えのたびに頭を整理しなければならず、仕事がダラダラしがちです。いくつもの作業を同時進行でやろうという状態をマルチタスクというのですが、頭がいっぱいになるわりにはそれほどはかどりません（パソコンにも負担がかかります）。
さらに途中で人から声をかけられたり電話がなったりすると、仕事が中断するわけですから余計に時間がかかりますね。
こうした場合、
「この作業は15時までに終わらせよう」
「1時間で終わらせるために、できるだけ他の作業は後回しにするぞ！」
などの気持ちを持って臨むと、集中して終わらせられるようになります。
時短のコツ2 同じ作業をまとめる
2つ目の時短のコツは、同じ作業はまとめておこなう、ということです。たとえば物事を処理する工程として、A→B→C→D→Eという5つの作業を経て1つの完成物ができるという状況で、10個の完成物をつくる必要がある場合に、同じ作業をまとめることが必要です。
この場合、A→B→C→D→Eをやって1つ完成させて、2つ目にまたA→B→C→D→Eをやる・・・というようにすると、途中の手間がかかります。それよりは10個まとめてAの作業だけを10個分まとめてやってから、Bの作業だけをまとめてやったほうがいいです。
A→B→C→D→E →A→B→C→D→E →A→B→C→D→E →A→B→C→D→E
よりも、
A→A→A→A→A→A→A→A→A→A→B→B→B→B→B→B→B→B→B→B→B B→C・・・
のようにやるのですね。
具体的にいえば上司から資料のコピーと並べ替えを頼まれたとき。「この資料のこのページとこの資料のこのページをコピーして、印刷してホッチキスどめして全員の机に並べておいて」といわれたときは、資料集めは資料あつめ、コピーはコピーだけを連続しておこなったほうが効率的だということです。
ふだんの生活や家事にも時短は有効
一人暮らしの人であれば、家に帰ってからは家事が待っていることと思います。
一人暮らしの自宅では、炊事、洗濯、掃除の3大家事に加えて、雑務だらけです。
スーツのシャツにアイロンをかけたり、バスタブにお湯をためたり、コーヒーを飲むためにお湯を沸かしたり、買っている食材の賞味期限が切れているものを捨てたり、スマホとパソコンを充電したり、名刺を補充したり、靴を磨いたり。
家にそんなにいない人でもやるタスクにあふれていますから、家事についても時短が有効になります。
たとえば、帰宅したらお風呂に入る人であれば、バスタブにお湯をためながら休むのではなく、バスタブにお湯が溜まる間の固定の時間を翌日の準備に充てるなどの習慣が大切です。10分でバスタブにお湯がたまるならば、そのあいだに翌日の天気予報を調べ、シャツを用意してアイロンをかける。アイロンがあったまる間にスマホとパソコンを充電器につなぐ。などです。
家に帰ってソファに座ってしまうと、何もしていないのに20分も40分もダラダラしてしまうということが起こります。ソファに座ってテレビをつけてしまう前に、決められた家事を自動化して終わらせておくと、夜の時間も有効活用できます。
早く寝ることができれば、睡眠時間が1時間くらい変わるかもしれません。
時短術がわかる本
説明したように、日常のあらゆる場面で時短は可能です。
ここからはより時短を知るべく、時短のコツがたくさん掲載された本を紹介していきます。
絶対に残業しない人の時短(しごと)のワザ (アスカビジネス)
当ブログでも何度も著作を紹介している伊庭さんですが、本作はその代表作ともいえる本です。「残業をしないために、自分の働く時間を決める」というスタート地点からはじまって、強い気持ちで仕事をやりきるために必要なテクニックを見開きひとつで教えてくれます。
基本的には「捨てる、シンプルにする」方法論が続くため、読んでいくほど仕事が片付けられる感覚を覚えると思います。
また、後半には単に早く帰るだけではなく、稟議（社内承認）を通したり、人を動かしてゴールに近づくためのちょっとした力加減についても説明されています。時短と聞いて思い浮かべる内容を広げてくれ、仕事に対する向き合い方が大きく変わることは間違いない本です。
時短は自分だけではなく同僚も関係してくるため、実践するにはなかなかの意志力がいりますが、少しずつ自分の習慣にしていくことで短期間で仕事のスピードとレベルをぐっと挙げられるでしょう。
トヨタで学んだ自分を変えるすごい時短術
大手企業、大手メーカーなど組織体の大きい会社で働く人にはこちらの本。トヨタ式の時短術がエピソードとともにまとめられています。トヨタ式と言われると、特定の大手メーカーにしか通用しない話ではないかと思ってしまいますが、会社組織であればどんな業界にも共通しそうな話が含まれています。
特に注目したいのが2章と3章で、具体的なテクニックが著者の経験とともに語られています。
時短術大全
時短に関するあらゆるトピックを集めたまさにタイトル通りの本です。時短に関するトピックはほぼ網羅されています。ただし、それぞれの内容について説明は少ないため、初心者向けではありません。
また、結論だけを簡潔に説明し、説明が短くしてあることで「本当にそのやり方が正しいのかな？」と疑ってしまう項目もあるかもしれません。特に前半は仕事のやり方そのものについて思い切った方法を提示してあるため、ビジネス経験がないと唐突に感じることもしばしばでしょう。
本書のような「大全」本の使い方に共通することですが、すべてを文字通り信じるのではなく、やり方の１つとして捉え、それぞれ一回は実践してみた上で自分なりの方法を見つけるべきです。もしかしたらこの本に書いてあることと逆の方がうまくいくかもしれません。
しかしながら、時短に関するトピックがこれだけまとまった本は貴重です。ほかの時短本や仕事術の本で知識を深めたのち、この本で復習するのがベストな使い方でしょう。
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